Der gemeinsame Arbeitsbereich

Sobald mindestens zwei Personen an einem Projekt arbeiten, muß genau definiert werden, wie und wo die benötigten Unterlagen abgelegt werden. Hierfür gibt es unterschiedliche Organisationsmöglichkeiten.

Eine sehr altbewährte Methode sind die sogenannten Hängeregister. Je nach Umfang kann ein Register für ein gesamtes Projekt oder pro Projektteil verwendet werden. Vorteil dieser Variante ist, dass die einzelnen Unterlagen nicht gelocht und eingeheftet werden müssen. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, können die nicht mehr benötigten Unterlagen entsorgt und der Rest in einem Archivkarton abgelegt werden. Die gelehrten Register stehen danach für die nächste Aufgabe bereit.

Eine kleinere Alternative zum Hängeregister bietet eine Registermappe. Auch hier können die einzelnen Unterlagen übersichtlich eingeordnet werden.

Für das Ablegen von Dokumenten in Ordnern empfiehlt es sich ein Farbleitsystem zu entwickeln (z.B. alle Angebote werden in roten, alle Aufträge in grünen Ordnern abgelegt). Weiters sollten alle Ordner nach einem einheitlichen System beschriftet werden.

Wichtig ist, dass auch im gemeinsamen Bereich nicht darauf vergessen wird, die Unterlagen von fertigen Projekten auszusortieren, um so Platz für neue zu schaffen.

Ihre Meinung dazu? Schreiben Sie hier!

#Ordner #Ablage #Register

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