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Tipp  20.12.2013 (Archiv)

Modernes Dokumentenmanagement

Dokumente aus Papier sind in der Regel einmalig und bei Beschädigung oder Verlust nicht einfach ersetzbar. Papier kann in vielfältiger Form Schaden nehmen, beispielsweise durch Feuer oder Wasser und Verschmutzungen.

In einigen Fällen sind die darauf gespeicherten Daten unwiderruflich vernichtet oder unlesbar. Gleiches kann durch unsachgemäße Lagerung passieren.

Warum Dokumente besser digital archiviert werden sollten

Moderne Hochleistungsscanner in Verbindung mit einer entsprechenden OCR-Software sorgen für ein modernes Dokumentenmanagement. Dadurch kann ein papierloses Büro verwirklicht und auf Papierdokumente und Aktenordner komplett verzichtet werden. Trotzdem sind jederzeit alle Dokumente einfach auf Knopfdruck abruf- und einfach auffindbar.



Der für Papierdokumente notwendige Lagerplatz verursacht ebenso wie Verwaltung und Transport hohe Kosten mit entsprechendem Personaleinsatz. Aber auch der Farb-, Toner- und Papierverbrauch ist mit vermeidbaren Ausgaben verbunden, die auch noch gleichzeitig die Umwelt schädigen. Im Archiv ist ein hoher Personaleinsatz notwendig, um benötigtes Papier wieder zu finden. Durch falsche Ablagetechnik bleiben Papiere manchmal sogar spurlos und unwiederbringlich verschwunden.

Wird nun entsprechende Technik eingesetzt, können Kosten gespart und alle Dokumente durch durchdachte Software und ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem auf einfache Weise gefunden und verwaltet werden.

Modernes Dokumentenmanagement spart kostbare Zeit

In der modernen Industriewelt kann auf Informationen nicht verzichtet werden. Trotzdem nimmt Jahr für Jahr das Volumen der ausgedruckten Dokumente kontinuierlich zu. Und das trotz des Rückgangs an Umweltressourcen sowie den oben bereits geschilderten Nachteilen von Papierdokumenten. Zudem sind seit dem Jahr 2002 alle Unternehmen dazu verpflichtet, gewisse Rechtsvorschriften zu beachten, die unter anderem einen Datenzugriff auf digitale Unterlagen ermöglichen. Dies betrifft beispielsweise Prüfungen durch die Finanzämter und die Möglichkeit einer Prüfbarkeit anhand digitaler Unterlagen (GDPdU). Des Weiteren müssen alle Grundsätze eines ordnungsgemäßen datenverarbeitungsgestützten Buchführungssystems (GoBS) bedacht und Bestimmungen des Datenschutzgesetzes eingehalten werden.

Studien belegen: Mitarbeiter verschwenden einen hohen Anteil ihrer Arbeitszeit mit Sucharbeiten von Dokumenten. Doch für den unternehmerischen Erfolg ist die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt eine wichtige Voraussetzung. Aus diesem Grund ist auch ein modernes Dokumentenmanagement nicht unwesentlich an dem unternehmerischen Erfolg beteiligt. Bei der Auswahl des richtigen Systems müssen folgende Punkte beachtet werden:

  • Bedarfsanalyse
  • Auswahl der geeigneten Systemkomponenten
  • Einfache Installation
  • Einweisung und Wartung des Systems
  • Kompetenter Service


Ein ausgeklügeltes Managementsystem durchzieht den kompletten Dokumentenfluss vom Posteingang bis ins Archiv in Papier- sowie in digitaler Form. Dies bedeutet, dass sämtliche IT-Anwendungen mit in das System eingebunden werden müssen und trotzdem bei einer IT-Erweiterung der Anwender flexibel bleiben muss. Die SAGA GmbH ist ein zuverlässiger Partner, wenn Sie ein modernes Dokumentenmanagementsystem führen möchten. Erfahren Sie mehr unter: www.digitalarchivieren.de.

Ihre Meinung dazu? Schreiben Sie hier!

#Archivierung #Speicherung #Daten #Management #Dokumente #Archiv


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